梅森計劃書事務所成立至今已邁入第15年，過去10餘年為眾多客戶服務製作過無數各類型的服務建議書或服務企劃書（包括勞務類、工程類、財務類、財務出租類，或OT、ROT或BOT等促參案），累積非常豐富的經驗與實績。在梅森官方網站也分享許多有關不同類別標書的製作要領與應準備事項等，以及標書相關製作的專業分析內容。

梅森多年來曾服務過的客戶規模，有大至上市、上櫃公司或製造業等，也有小至中小企業或營造工程公司等。少數頗具規模的公司可以有充足的人力完整進行任務型編組團隊，來投入標書的編寫製作與各項準備作業；但更多客戶是中小型公司企業，往往至多由1-2人應付製作投標的標書，或委託兼職寫手，或委託有能力撰寫的專業技師，在有限的時間、少少的委託費用來完成標書的製作。後續再自行給影印輸出店印製裝訂，往往時程掌握不易，無法產出具一定品質或水準的標書。

但無論是自身有能力或較無能力處理標書的大型公司或中小型公司，能委託梅森製作服務建議書或服務企劃書等投標標書，通常是願意投資一定的費用來提升或獲得更好的標書品質或累積標書製作的經驗，都必須在每個標案有限的等標期間（一般為7天∼30天），制訂製作標書各階段緊湊的時程，在截標前半日或1日完成標書成品，完成公司投標作業，對公司自行製作標書或委託梅森製作標書都是一項極高的挑戰與和時間賽跑的任務。

僅管能否得標的因素不完全是以標書品質良好與否來決定，還包括：標單標價、人員素質、公司履約實績、技術能力或專業服務 ... 等等，都是評選時的關鍵因素，但若無法提出具有一定品質或水準的「服務建議書或服務企劃書」（或是經營計劃書或投資計畫書等），展現投標公司的優勢、亮點或規劃作法，在評選時往往就無法爭取較高的得分或評選名次，這進而有可能成為影響得標與否的間接或直接關鍵因素之一。

以下分享梅森一般服務客戶「服務建議書或服務企劃書的製作時程規劃與流程」，以供參考：

Step1 - 客戶與梅森完成簽約付訂（50%）程序，即展開本案之服務建議書編製作業，梅森於2日內提出「需補充資料一覽」，請客戶提供標書製作所需資料或檔案。客戶應於3∼4日內提供出本案所需各項資料需求，以word檔案為優先，屬資料或證件文件等以彩色掃描為主。

Step2 - 進行至少1次（但不限1次）之專案訪談或需補充資料說明（客戶須提供多張封面設計之照片，以利標書封面設計作業。通常於3日內左右提供兩款封面設計提案讓客戶擇一後，再進行完稿與其他美編元素設計）；若客戶所在地區較遠，或距離截標過近，可於簽約付訂時一併進行初步訪談。後續再請客戶隨時補充所需製作資料。

Step3 - 梅森彙整整合客戶所提供之資料檔案，以利標書內容撰寫製作；若製作時間有限，必須1天當2天用，但通常標書允許的製作時間非常趕。

（其原因是：標案正式公告後，客戶評估是否要投標、估算該案的費用成本、整合的人力/物力/機具/設備資源 等是否能滿足本標案所需；或如財務類的樣品製作、檢驗驗證報告是否來得及提供，以及工程類的各個分包廠商資源整合或關鍵技術是否符合所需等，以上種種因素都會用掉公告後幾天的時間，最後往往留給標書製作的所剩時間已經不多了 .... ）

Step4 - 進行「標書(初稿)期中校稿」（期中請款30%），若時間允許，期中校稿會交付客戶「紙本校稿」；若距離較遠或時間不允許，會以PDF電子檔做校稿，後續通常僅有1∼2天（或更短只有0.5日）進行標書後續校稿修訂作業。

Step5 - 標書定稿與輸出印製；通常為截標前2∼3日以上，要完成標書定稿，並開始進行正式標書之列印輸出與裝訂作業，意即「定稿」後客戶就不能再作任何修訂；同時，梅森也會同步開始製作ppt簡報檔內容。

Step6 - 交付結案，結清尾款：最晚於標案截標（截止收件）前0.5~1日，交付客戶所有紙本標書（含客戶留存套數與投標光碟片）、簡報檔、標書原始word檔案。



本文最後補充「一般備標作業的各項準備工作」，讓有心投入政府標案的新手客戶多一分瞭解，以及為何投入標書要花費很多人力、物力、財力的原因。

Prepare 1 - 從「政府電子採購網」或相關機關機構網站，篩選適合投標的標案案件，獲取投標公告相關文件以評估是否適合投標該案件。

Prepare 2 - 公司針對欲投標案件，再進行進一步的評估，包括：投標標價成本與協力或供應廠商詢價評估、投標案件所需的人力/物力/財力資源投入評估、投標案件的執行風險評估與利潤多寡評估 等。這期間往往最快也需要2∼3天以上，甚至更多的時間，但一旦認為可以進行該案投標，往往已經過了數日之後。

Prepare 3 - 開始準備各項備標文件：「資格文件」，如公司資料、財務報稅資料、無退票信用證明資料、押標金 等相關投標所需文件；「規格文件(或技術文件)」，即依照投標須知或評選須知所規定之「評選項目與子項」等相關規範，製作投標所需一定份數之服務建議書或服務企劃書；「價格文件」，即投標標單，及標價清單。一般而言，機關會依照「資格、規格、價格」之順序開標，或將資格與規格、或規格與價格合併開標。

Prepare 4 - 公司企業進行內部分工作業，包括：行政或財務單位人員負責「資格文件」之準備；業務或技術單位人員負責「規格文件(或技術文件)」，即標書的製作與印製輸出成品，包括執行內容與人力配置規劃、技術方法或機具設備、時程進度規劃或工程進度表、產品樣品製作或相關檢驗驗證報告 .... 等等；採購單位或人員，負責「價格文件」之標單標價編製，以及相關協力廠商或供應商等詢價/報價/議價/資料提供等。

尤其是「標書製作」牽涉較多的資料文件與資源整合，又往往各分工單位耗掉準備時間，最後留給標書製作彙整時間往往不足，若不是很熟悉標書製作者，通常標書最後的完成品質就無法太理想。甚至有些大型規模的企業還需給不同層級的主管過目審閱標書，時間就變得更壓縮，往往標書還來不及修訂編製完備就急著必須送出去印製，以免趕不上截標期限。

Prepare 5 - 彙整各項備標文件（「資格、規格、價格」文件），於最後截止投標收件期限前，完成正式投標送達機關作業。

Prepare 6 - 進行開標作業（通常限制2人內），若無流標且投標廠商符合資格，會再由機關安排正式簡報評選會議（通常於開標後一週左右），由公司負責人或專案負責人（或計畫主持人或計畫成員等）參與正式簡報評選作業。（通常限制3∼5人內）最後於一段時間後會先通知各投標廠商評選結果，並於一段時間後於採購網站正式公告決標資訊。得標廠商由機關另行通知議價簽約作業，並完成後續正式簽約即開始進行履約作業。