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    2016-06-22 如何跨出爭取政府採購標案的第一步? [政府標案觀點]   ( 點閱 : 10,083 次 )

    經常接到客戶來電或在網站上留言詢問,說看到某個標案或想投某個標案,詢問代為撰寫「服務建議書」的服務費用。這時,梅森當然會先弄清楚是怎樣的標案內容,如 案名(案號)、屬性(公開招標、限制性招標、或準用最有利標精神)、標案預算金額,最重要的是截止投標的日期,這是梅森事前評估是否能為客戶服務與預估多少費用的標準程序。

    有的標案會進一步請客戶提供標案的案號、案名,以利進一步評估。不過,常常發生梅森已領標下來看該標案詳細的需求文件,再反問客戶是否對標案的內容瞭解、是否心中已構思或想好如何執行該案,以及是否有概算過該案預算、是否有投標的把握 等,卻發現客戶實際上並未領標、甚至也不知道怎樣領標,只是看了「公開招標資訊」,或下載了「投標須知」(有的標案會先在招標資訊網頁內,先開放下載「投標須知」,以利廠商能多瞭解該案的需求。);甚至,很晚才獲悉該標案的資訊,或廠商自己「醞釀」了很久,還無法寫出完整的內容,才匆忙地對外找救兵,找人代寫。

    這些很離譜的情況,大多都是新手、沒有參與過任何政府採購標案經驗的廠商,甚至是因為廠商本身的產品或服務在市場上有一定的口碑,而被機關單位主要詢價瞭解,進而主動邀請參與標案,才第一次接觸到要參與投標的事。但無論如何,在連廠商自己都弄不清楚標案的內容,自己沒有實際領標瞭解詳細需求,或者在準備時間不夠充分的情況下,自然會對梅森提出的專業撰寫顧問服務費用無法認同,因為若廠商對標案內容與需求很有把握,就會認為投資委託專業撰寫服務建議書的費用是值得的。當然相對地,梅森也不太敢接受這樣客戶的委託,因為不希望客戶將委託費用浪費在一個準備不週、事前評估不夠完整的標案上。

    舉例而言,"梅森"有位舊客戶是清潔廠商,在2013年年底左右,要連續參與兩個標案,一是原案場首次對外改採最有利標的方式(以前皆為最低標,不須送服務建議書),標案金額達3千萬元,一簽兩年,可再續簽一次;另一案場為全新案場的公開招標案,標案金額約1千5百萬元,一簽三年,可再續簽一次。這個客戶早在招標前兩個月就戰戰兢兢地開始準備,也支付梅森一定行情的專業撰寫顧問服務費,經過多次訪談討論、校稿修訂,以及簡報檔製作等,兩案在3個月左右皆由梅森協助廠商順利拿下標案,可見事前充分準備是爭取到標案最重要的關鍵之一。


    以下就「如何跨出爭取政府採購標案的第一步?」由梅森對欲參與投標的廠商,作以下三大實務面的分享:

    1. 廠商該如何獲取政府採購標案的資訊?如何領標與取得完整的招標需求文件?
    最方便、也最直接取得政府採購標案的資訊,就是直接至「政府電子採購網 http://web.pcc.gov.tw」,即可查詢各式的招標公告資訊,或是善用「關鍵字」查詢廠商想要的標案類型。而「領標」的方式,建議對新手的廠商而言,可以中華電信「小額付費」的方式,線上扣款直接領取「單次」欲投標標案的相關文件;若是想固定獲得平台相關的主動通知標案訊息,或希望使用平台更多的管理功能,就可以直接加入採購網的「付費會員」。

    至於如何使用,建議廠商主動派人參加採購網定期或不定期對外免費的教學使用說明會,這是政府提供的免費學習資源,不妨多善加運用。而梅森創意畢竟是私人營業性質的顧問公司,故無法免費、也沒有必要作這些政府已經在服務廠商的事情了!

    2. 廠商如何評估自己是否有能力或有勝算取得欲投標的標案?
    以下列出常見的幾項評估因素,僅供參考,這些也往往是建議書內必須要呈現的內容:

    (1) 公司的資本額、規模夠不夠?
    如果廠商資本額或公司規模太小,想要參與預算金額比自己公司資本額過高的標案,通常都會被評審質疑的。

    (2) 公司的履約實績證明、相關經驗與專業夠不夠?
    某些類型的標案,會要求要有相關類似案件的履約實績證明,列出過去幾年參與過類似案件的標案名稱、金額、甚至要求要附上「結算驗收證明」,以瞭解廠商履約的能力與品質。對於新手廠商而言,若想參與這樣的標案案件,在沒有其他實際政府標案的實績下,建議先去爭取類似案件的「最低標」標案,累積一段時間或一定數量,才有實績案例作為日後參與這類標案的證明,不建議急於一時去投標而變成「陪標」。

    若是未指定或未要求一定要有政府標案的實績證明,這時廠商就可以拿出民間企業的服務實績作為證明,包括合約證明、請款證明 等等。值得一提的是,只要是有心想參與政府標案,一定得早早累積相關的圖片與文件資料,包括 執行照片、合約、請款或入帳證明、優良表揚事蹟等等,這些都是服務建議書內必須具備的要素,以證明廠商的專業能力與實務經驗。

    (3) 廠商是否實際至標案現場瞭解?對標案的執行需求與細節是否清楚?是否有執行的計劃構想與相關人力、物力、預算的配置規劃?
    如果廠商對欲投標標案都清楚瞭解上述這些內容,也有相關的構想與配置規劃,至少就會有一半的勝算了。千萬可別只看了招標公告資訊或下載了「投標須知」,就認為對某個標案很符合或有興趣,就想躍躍欲試,要實際先進行「領標」,看到更詳細的「招標文件」,才能真正地做好事前是否參與投標的評估。過去也曾有廠商,只是概抓了預算,就認為有利潤可以投標,並沒有實際先精算是否有利潤,就直接委託梅森撰寫服務建議書,最後卻由梅森幫其算出可能會賠錢,廠商才臨時放棄投標的念頭。

    3. 廠商如何評估自己是否有能力製作「服務建議書」或「服務企劃書」?委託外部專業撰寫應注意哪些事項?
    一般標案公開公告的等標期時間,快則7天、慢則30天到40天左右,預算愈高的標案,通常會給予愈多的準備時間。廠商必須很清楚,公司內部是否有能撰寫標書的企劃人力,或有無有經驗的人力可以製作服務建議書。如果沒有,就可以一面評估標案的細節,一面尋找外部專業撰寫人員來協助,切忌不要只等到剩下兩三天,才急忙對外搬救兵,此時,即使廠商願意付出高昂的趕件費用,多少都會影響建議書的製作品質。

    至於,若廠商內部有企劃人員可以自行製作服務建議書,但沒有相關標書製作的經驗,建議不妨投資一、兩次委外給專業顧問公司製作服務建議書,當作是學習成本,以縮短內部人員的成長與成熟的時間,因為「時間就是金錢」;若是廠商內部已有標書製作的能力或經驗,大可不必委外,但若想向外部取經,就看企業主有沒有投資學習成本的觀念了。


    最後,再提供幾點「委託外部專業撰寫標案」應注意的事項,僅供廠商參考:
    (1) 是否具有實際經驗與成功案例的專職或專業公司,而不是兼職在代寫?
    (2) 是否能給予廠商一些具體的建議,而不只是單純的排版與文書美編?
    (3) 是否能配合截標時間,掌握專案的作業進度與時程,包括訪談討論、校稿修訂與標書印製交付?
    (4) 是否標書製作的精緻?雖不是影響得標的最重要關鍵,但一份製作精美的標書,絕對有加分的效果。

    如果廠商可以委託一家足以勝任、有足夠勝算與經驗的專業撰寫顧問公司,協助廠商製作出高水準與高品質的「服務建議書」或「服務企劃書」以取得政府標案,雖無法絕對保證可取得標案(因為有很多因素不是顧問公司可以控制的),但試想,廠商可能只是預先投資未來標案極少比例的費用,如不到百分之一、二,就能協助廠商爭取到政府數百萬或數千萬元以上的標案,若再加上一簽多年或可繼續續簽,其「投資報酬率」是非常划算的。而不是捨不得或不願意先投資委外學習的成本,這樣「機會」就會離自己比較遠一些了。









     作者 : 梅森計劃書事務所

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