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GOVERNMENT TENDERS- 標案顧問服務

計劃書、企劃書代寫

政府機關或民間機構通常藉由「招標案件」或「促參案件」遴選出合適的廠商進行所需要委託的工作事項,尤其是大型的公共工程或民間參與公共建設 (簡稱 OT、ROT、BOT )更是必需嚴謹地進行對外公開招標或限制性招標的廠商遴選作業。而「標案」也正是許多民間企業公司的業務來源,因此,不乏有公司編制專責部門或業務人員去負責撰寫標書、參與投標作業。

但對於一般規模不大的小中企業,往往無法聘請一位有經驗或有能力製作標書的員工,大多只能先避開這些需要「服務建議書或服務企劃書」的案件類型,選擇參與「最低標」的投標案件。因此,在公司獲利有限的情況下,公司規模也無法大幅成長。

而近幾年,有越來越多的政府標案要求廠商要先提「服務建議書或服務企劃書」,藉由標書來篩選品質較優良的廠商,以避免採用「最低標」淪為低價競爭而無法掌控標案服務品質,如「適用最有利標、準用最有利標、取最有利標精神」;甚者,有的標案採「異質採購最低標」的作法,以遴選「服務建議書或服務企劃書」達到最低要求分數之廠商,才能進行至下一階段「價格標」的作業。其標書的要求分數往往要達到75分或80分以上的標準,才能進行價格階段的評比。

顯見在參與政府標案中「服務建議書或服務企劃書」的重要性,其雖不是最重要的關鍵,如公司財務實力、履約能力與實績 等,卻是取得政府標案的「叩門磚」,也可以說是取得政府生意的「跳板」。因此,這樣的需求使得有越來越多公司在有限人力或人才培養不易的情況下,又受限於須在短時間內提出標書的壓力,不得不對外尋求具有標案撰寫能力與經驗的專業顧問公司,為其製作一份具有專業性與說服性的「服務建議書或服務企劃書」。

"梅森計劃書事務所" 自2010年起,即開始提供客戶專業的「標案顧問服務」,主要服務的案件類型以「勞務性為主,如 一般性勞務、技術性勞務 等」(財務類或工程類案件為輔)採購的標案。意即,"梅森" 能提供客戶對於一般「非工程專業規劃(如 機電工程、營建工程 等)內容以外」之服務建議書或服務企劃書的撰寫顧問服務,或是提供「非工程類」以外之標書製作的撰寫顧問服務。

根據 "梅森" 過去多年來的經驗與實績顯示,若委託客戶已具有相關的履約實績與專業能力,委託 "梅森" 的標案顧問服務平均約有高達七、八成以上得標的機率。標案顧問服務之相關流程可歸納以下五個步驟。

SERVICE_FEATURES- 標案顧問服務 - 五個步驟流程

STEP 1. 標案評估與瞭解
客戶可直接藉由「網站留言 或 email」等方式,告知 "梅森" 所欲委託標案的「案名、案號、金額 與截標日期」等,"梅森" 會自行至政府電子採購網或「促參公告案件」下載該案的招標文件,並於最短的時間內主動以「電話」或「email」方式告知客戶「能否承接」與「預估費用」。若為「民間標案」或不提供「電子領標」的案件,請客戶直接 email 提供「招標文件檔案」供 "梅森" 作評估。

對於已公告招標的案件,建議客戶務必「先行領標」並瞭解詳細需求內容,再委由 "梅森" 進行評估,避免廠商自己都沒領標、不清楚標案需求內容而無法進行委外溝通,以節省雙方評估與溝通的時間成本;同時,若距「截標」時間僅剩3、4天者不論標案金額大小,"梅森" 都無法臨時承接,也就無須再作評估。

原因為何?一方面是 "梅森" 所有的案件都有固定的「排程」,不見得能立即接手處理;另一方面,這樣倉促製作標書的品質堪慮,可能會因客戶現有提供的資料不足,再蒐集資料或討論修正的作業時間不夠,影響標書的品質與完整性。尤其是具有一定規模的標案,服務費用往往達到10、20萬元以上,若委託客戶沒有絕對的把握,相信客戶也會「捨不得」投資這樣的服務費用去爭取一個標案的機會。

STEP 2. 提供 "正式報價單" 與 "委託合約書"
"梅森" 提供已同意委託客戶之「正式報價單」與「委託合約書」,供客戶於簽約前先行審閱,以確保雙方的權益。包括「標案大綱架構、費用、時程、付款方式,與交付內容」等,會完整地呈現於報價單與合約書之內,經客戶審閱同意後,即可進行後續「簽約付訂」之時間與地點安排。

STEP 3. 完成 "簽約付訂" 與 提供 "訪談大綱"
"梅森" 計劃書或標案 顧問服務之付款方式,不論金額多寡,一律分兩次付款,即「簽約付訂 50%、交付結案 50%」,付款方式為「現金」或「即期支票」 。不接受有票期之支票,或拖延支付訂金的情形,以避免開始製作或交付結案,還無法同步收到客戶款項的風險。

完成簽約付訂程序後1∼3日內,提供 "訪談大綱" 予客戶先行準備於正式訪談所須提供的內容或相關圖文資料,以利專案之進行。若評估該專案有必要至現場或案場進一步瞭解與勘查,也會請客戶陪同 "梅森" 帶看現場,以掌握標案製作的精準度。

STEP 4. 執行 "深度訪談或案場勘查" 、"標書撰寫與簡報檔製作",並 提供 "結案前校稿服務"
專案「深度訪談」之時間通常約須 3-4 小時,若專案內容較複雜或龐大,則需再安排第二、三次的訪談;若專案有必要,會請客戶陪同 "梅森" 至現場勘查,或請客戶提供 "案場" 相關勘查照片。

"梅森" 標案顧問服務,會提供客戶「服務建議書」或「服務企劃書」紙本校稿的審閱,甚至依案件的等標時間與規模進行「二校至三校」的校稿作業,待標書內容正式「定稿」後,始進入交付前之輸出列印與膠裝裝訂作業。( * 註:若案件金額較大,採三次付款模式的專案,則於交付「服務建議書/企劃書 - 紙本初稿」時,須同步支付「期中款」。 )

STEP 5. 完成專案,"交付結案(紙本標書多套、原始檔、簡報檔)" 並同步 "結清尾款"
通常,於截標前半日至一日,"梅森" 會完成標案「服務建議書或服務企劃書」之紙本修訂與正式裝訂作業,即可與客戶進行「交付結案」,並一律採「銀貨兩訖」方式,同步結清尾款。

一般而言,"梅森" 會提供客戶「投標份數」再多3份之紙本標書,連同原始word檔、Pdf檔,以及簡報檔(限該標案有要求簡報者) 等,會一併交付客戶並進行結案;客戶於收下交付文件與檔案時須同步結清尾款,否則 "梅森" 無法進行交付結案,亦不接受有票期之支票或延期付款。 基於智慧財產保護之公平原則,客戶未結清尾款或當期款項前,暫無法提供任何紙本或原始檔予客戶留存審閱;同時,在無結清或收到尾款費用前,皆無法提供電子檔或原始檔予客戶。   

此外,「標案顧問服務」為一次性作業,當交付結案且結清尾款後,因標書並不允許事後修訂,故標案顧問服務並不會有後續的免費修訂服務,但會於最後交付前提供「紙本校稿」的修訂階段。至於,同一客戶日後不管是否相同標案再次委託 "梅森" ,因每次的標案內容都不盡相同,故標案顧問服務仍會以全新個案狀況來評估費用,而針對老客戶會視狀況給予一定之優惠。

SERVICE_CHARGES- 服務收費參考

"梅森計劃書事務所" 所提供的專業撰寫顧問服務,雖不是「創新」的產業,但絕對是「新創」的服務模式,不同於一般的文字或文案的Copywriter,也非一般的企劃內容撰寫,而是包含如 產業分析、企業經營管理、市場行銷、財務分析、政府採購 等等之相關專業、累積經驗,以及必要的撰寫能力。故各項顧問服務的收費方式乃以整個專案內容作評估與計費,不會以 "字數" 或 "頁數" 作計費,同時,不會涉及代辦、申請、創投仲介等業務。

由於 "梅森計劃書事務所" 新創的服務模式,為業界少有的專業經營者與顧問服務,可說並無絕對的「收費行情」可言,而是由 "梅森" 經營多年來服務百餘位客戶以上所逐漸形成之費用計算方式,如下各類收費之參考。

由於 "梅森" 有最低服務收費的起跳標準,相關費用參考如下曲線圖,主要以 "標案採購金額" 之規模,作為評估收費多寡的參考依據。若標案是以「租金、權利金」計算,或是屬於「促參案件」,則以營收預估規模、預估最低投資金額等,作為服務費用的評估參考依據。

由於「標案」的等標期短,一般僅有 7天或 14天,千萬元以上規模的標案,大約會有 21 天 的等標準備期,故「標案顧問服務」皆屬於「急件處理」,收費通常比計劃書高出甚多。如百萬元以下的標案,其收費即以 最低 NT 6 萬元計價,而500萬元左右的標案,收費約以NT 8 萬元計(皆為未稅價)。不過,僅接受至少有7天或7天以上委託製作時間的標案顧問服務,若僅剩3、4天就要截標的案件,則不予承接。

而另一種常見的「促參案件」的標案,則以廠商交付租金或權利金的多寡,作為評選得標的依據,無指定採購金額;此種標案,即是 OT案(Operation營運 Transfer移轉,即 政府投資興建完成,委由民間機構營運,營運期滿,營運權歸還政府。)或 ROT案(Reconstruction重建 Operation營運 Transfer移轉,即 政府舊建築物,由政府委託民間機構或由民間機構向政府租賃,予以擴建、整建、重建後並營運,營運期滿,營運權歸還政府。)或BOT案(即以興建Build、營運Operate、移轉Transfer方式,推動民間參與公共工程),其難度與複雜度遠勝於一般的採購標案,大部分都有 1個月 至 3個月 的公告等標期,故其顧問服務費用將更多於一般的標案服務費用,並納入專業會計師參與之財務顧問服務,會依個案的不同有所差異。相對地,也需要較多的製作時間,最好有30天左右的時間,製作時間過短的 促參案件,"梅森" 則無法承接。

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一般的採購標案,通常會於招標內容指定「服務建議書 或 服務企劃書」之 "大綱架構"、"評選須知",以作為廠商製作標書與評選依據;另有的標案會規定不得超過一定的頁數,其目的是約束廠商於一定頁數內呈現應有之重點,以便於「現場評審」於最短時間內評選出優秀的廠商。

至於該怎樣呈現「限定頁數」的重點內容,能不能超過頁數,如有必要,該怎樣將更豐富的內容呈現於不限頁數的「附件」中,就是 "梅森" 的專業顧問服務了。因此,若客戶僅以「頁數」去衡量一個標案顧問服務費用成本的效益,而不視為一種「投資學習成本」或「取得機會成本」,大概就只能繼續「閉門造車」,反而有可能「因小失大」、喪失許多承接政府生意的機會。

SERVICE_FEATURES- 標案顧問服務 - 補充說明

針對 "梅森" 提供「標案顧問服務」的相關補充說明事項如下。

電話評估需求為主 根據過去經驗的顯示,98% 以上的專案皆能透過電話或Email的方式,瞭解專案需求與評估費用。僅有非常少的專案,因專案內容複雜、規模較大之評估需求,"梅森" 會由「顧問」親自拜訪客戶,或與客戶「面對面」溝通以瞭解需求,並非一般行業由 "業務銷售人員" 主動去拜訪與開發客戶。

至於有部分新客戶希望能先提供未來欲委託標案內容的企劃構想或作法建議,很抱歉,這部分是屬於簽約之後的正式服務,事前僅能先提供「能否接受委託」,以及「委託費用、時程」之評估。同時,所有的標案顧問服務皆是完整的全新製作內容,不接受客戶只需要部分服務或指定修改現有標書。
無法先提供案例參考 基於客戶保密與職場道德,"梅森"不會提供任何專案的紙本或檔案供任何人參考,僅止於在"梅森"網站上提供部分實際案例說明(不會揭露任何客戶之商業機密);此外,在與新客戶進行簽約的同時,會提供類似案例之紙本標書供客戶現場翻閱,以讓新客戶進一步瞭解未來交付的樣貌,但客戶不得影印、翻拍、攝影 等。
客戶同意評估費用
始提供正式合約審閱
由於「顧問服務」需正式簽訂委託合約書,非一般「產品或商品」買賣或採購,"梅森" 僅先以 "電話" 或 "Email" 告知專案費用;如獲客戶同意委託,才會正式擬定「委託合約書」(含正式報價單)提供給客戶。
各期付款比例與方式 一般專案因金額不大,「簽約付訂與交付結案」之付款方式,一律為各50%;針對金額較高的標案顧問服務,如達到30萬元以上金額的案件, 可再分50%、30%、20% 三期付款方式,標案顧問服務之「期中交付」即為提出「標書初稿」,客戶需同步支付「期中款項」。
提供遠地區客戶服務 "梅森" 能提供 "台灣所有地區" 客戶的顧問服務,不侷限於北部地區;不過,遠地區的客戶會有交通與時間成本的考量,會依個別專案的狀況,另作費用成本或服務方式的相關調整。
此外,針對標案顧問服務,若在時間有限的情況下,雙方採搭乘「高鐵」方式選擇折衷距離的高鐵站,作為「簽約、校稿、交付」的地點,以節省雙方的費用與時間成本。
未結案前無法提供
電子檔或原始檔
基於維護智慧財產權公平原則,"梅森" 所有專案不論是標書或計劃書,在未結清尾款前,皆無法提供「原始檔」予客戶先行運用,以「紙本校稿」方式進行,並要求於交付結案時採「銀貨兩訖」方式同步結清尾款。
若客戶已預先開立於預定交付日兌現之尾款支票,或提早支付尾款,則不在此限,"梅森" 可先行提供「原始檔案」供客戶作先行運用。
不提供估價系統(PCCES),但促參案可提供財務模型分析 "梅森" 非工程顧問公司,故無法提供「經費電腦估價系統(PCCES) 」之計算服務,若有此部分的工程專業或工程費用計算需求者,客戶必須自行處理,"梅森" 僅負責標案標書內容整體製作。
若是「促參案件」,則會提供由專業會計師提供的「財務模型分析」財務顧問服務。
標案急件的處理時間 通常政府標案自公告起至截標的「等標」作業時間,依標案預算預算規模之大小,約7天至30、40天,一般數百萬至千萬元左右的標案,頂多只有14天的等標時間,故「標案顧問服務」的專案皆屬於是「急件處理」。
若客戶在至截標前3、4日才想尋求委外處理標書,即使日夜趕工,品質也多少會受影響,"梅森" 一律婉拒委託,因為作業時間的壓縮絕對會影響標書品質,進而影響得標勝出的機率。故承接「標案顧問服務」的理想製作時間,至少須7天或7天以上。
最低顧問服務費用 "梅森" 為維持專案品質與服務案件數量,訂定有最低的顧問服務費用,目前為新台幣 6 萬元起跳。一般而言,政府標案大多採固定預算,得標後客戶能立即產生固定營收,且標案等標期的時間短,可說皆屬於「急件」作業,故標案顧問服務的費用通常會比一般的計劃書顧問服務費用高出許多。

Consultancy- 企劃顧問服務

"梅森計劃書事務所" 除了提供以「計劃書、政府標案」為主的撰寫顧問服務外,針對「新設立企業之籌備、經營初期」或「新創事業初期、投資專案初期」等,"梅森" 可視客戶的需求,提供獨立的「企劃顧問服務」,以協助客戶在發展過程中提供各項企劃或計劃有關的專業諮詢、創意規劃、計劃擬定 等相關協助。企劃顧問相關服務流程主要可歸納以下三步驟。

STEP 1. 針對現有往來客戶之需求,進行評估與瞭解
本服務主要針對已經委託過 "梅森" 處理「計劃書顧問服務」之往來客戶為主,針對往來客戶進一步的需求,如「新公司於籌備階段、公司設立初期之經營、新醞釀發展之專案計劃 」等相關與企劃諮詢、參與有關的需求,經 "梅森" 評估與瞭解後,可提供客戶獨立之「企劃顧問服務」,並以中、短期階段為主,如 1個月至6個月不等。

STEP 2. 提供 "報價單" 與 簽訂 "委託合約書"
當 "梅森" 依現有往來客戶之需求,擬定「企劃顧問服務」之正式「報價單」予客戶進行最後確認,經委託客戶同意各項報價內容,包括「顧問服務範圍、委託期間、服務時數、基本費用、超時費用、付款方式,與 交付內容」等,雙方即可進一步簽訂「委託合約書」。

STEP 3. 依 "簽約合約" 執行顧問服務,並依合約定期提供相關之 "企劃或計劃文件"
"梅森" 之企劃顧問服務之付款方式,一般而言會有「簽約金 或 保證金」,並依合約付款日期,按期支付款項;"梅森" 則依合約規範之需求,定時、定點至客戶公司提供企劃相關顧問服務,並依合約定期產出相關之「企劃/計劃、報告/建議」等文件交付客戶,以協助客戶推動各項業務或專案之所需。

唯針對獨立之「經營計劃書、投資計劃書」等相關計劃書,需額外較多的時間撰寫與製作,衍生相關之計劃書撰寫顧問服務,將另案報價且個別執行之。

針對 "梅森" 提供「企劃顧問服務」的相關補充說明事項如下。

僅限目前已往來客戶 根據 "梅森" 過去經驗的顯示,唯有已往來過之客戶,才能深入瞭解客戶的需求;同時,客戶也因有委託過 "梅森" 服務的經驗值,對 "梅森" 的專業與經驗毫無質疑。在雙方都瞭解彼此誠信與品質的情況下,雙方才適合再進一步後續企劃顧問服務。故對於新客戶,"梅森" 是無法直接提供獨立之「企劃顧問服務」的,也不會接受新客戶提出有關需求的企劃構想,因為這部分是屬於簽約之後的正式服務內容。
企劃顧問服務的時間 一般而言,一個新事業的籌備階段或一個新醞釀的專案,大多3個月至6個月的時間,故 "梅森" 針對現有已往來的客戶,可以再進一步提供短期的企劃顧問服務。由於企劃顧問服務並不會是 "梅森" 主要服務業務,故在委託客戶與專案的評估,會比較嚴謹與有所限制。
提供遠地區客戶服務 "梅森" 能提供 "台灣所有地區" 客戶的顧問服務,不侷限於北部地區;不過,遠地區的客戶會有交通與時間成本的考量,會依個別專案的狀況,另作費用成本或服務方式的相關調整,並統一列入「報價與委託合約」內。
中/英文版計劃書 針對獨立之「經營計劃書、投資計劃書」等相關計劃書,需額外較多的時間撰寫與製作,衍生相關之計劃書撰寫顧問服務,將另案依合約計費與付款。而"梅森" 計劃書顧問服務以「中文撰寫」為主,若客戶有需要「英文版計劃書」,專業翻譯費用須另行支付。
最低顧問服務費用 "梅森" 為維持專案品質與一定的服務案件數量,訂定有最低的顧問服務費用。針對「企劃顧問服務」,不接受單次計費之個別服務,會以專案期程來制訂並接受客戶的委託。一般而言,約 1個月 至 6個月 的期間為合約的基本簽約期程,基本顧問服務費用以「每小時 NT3,000元」作為整個專案之計價基準,並以實際報價費用與簽訂合約之內容為準。

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