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    2015-04-25 近千萬或千萬元以上「最有利標」標案 - 成功個案得標致勝關鍵 與撰寫要領! [政府標案觀點]   ( 點閱 : 8,933 次 )

    採「最低標」的政府機關標案,對一般企業公司而言,往往是爭取政府機關標案的開始,也是最容易的,不過因為競爭者眾,往往競爭者之間淪為「低價搶標」,不僅對廠商而言沒有利潤,甚至是賠本在做,但往往也導致標案履約品質的低落。因此,近幾年公務機關對外招標已紛紛採用「服務建議書或服務企劃書」做為對廠商事前的過濾,甚至有的標案金額不到百萬元,也要送服務建議書,其目的就是先篩選較優質的廠商來進行最低標的實際投標作業。

    而有些標案不適合或不以最低標進行,改採「最有利標」,基本上是依照政府採購法的規範來執行,其標案特性往往是金額較高、異質性採購,廠商各項條件與能力限制與評選較為嚴格,不以最低價格作為主要得標的依據,以提供廠商合理的利潤來維護標案的品質。對已經累積一定履約能力的廠商而言,「最有利標」的標案會是最想爭取的,也是最能創造公司穩定獲利的來源,甚至有些較大型的公司內部則有專責人員或團隊負責爭取政府標案,以創造公司穩定的營收與成長。


    表1. 依政府採購法三種最有利標的差別比較表(詳細內容請依照政府採購法正式公告內容為準)

    依政府採購法的規範,採最有利標的作業方式分為三種,即:
    1. 適用最有利標決標 (以公開招標或選擇性招標辦理之異質性工程、財物或勞務採購,不宜以最低標方式辦理決標者,前項異質之工程、財物或勞務採購,於技術、品質、功能、效益、特性或商業條款等,有差異者。)
    2. 準用最有利標評選優勝廠商 (以限制性招標辦理之委託專業服務、技術服務、資訊服務、設計競賽之評選,除依相關子法辦理外,並準用最有利標之評選規定。)
    3. 取最有利標之精神 (公開取得三家以上廠商之書面報價或企劃書,則符合需要者辦理比價或議價)

    大致的區分可以參考上表1.的摘要一覽,而每個採用最有利標標案於正式的招標公告內容中,也都會有詳細的決選方式、廠商資格、服務建議書之評選標準與配分等說明。


    要能爭取到最有利標標案,是一項非常具有挑戰性與難度頗高的事情,以下先談談"梅森"近幾年協助客戶撰寫「最有利標」服務建議書的成功經驗,得標廠商的致勝關鍵有哪些?

    一、廠商必須需具有一定實力、履約經驗與專業技術
    適用最有利標決標的標案類型,大多為異質性較高的工程、財物與勞務採購,而準用最有利標也包括採限制性招標之委託專業服務、技術服務、資訊服務、設計競賽之評選等案件。因此,廠商本身應具有一定的實力,專業與技術,甚至也必須有相同或類似的履約經驗,尤其對較大金額的採購標案,也必須有自己完整的團隊組成,才有勝算爭取到最有利標的案件。

    如果廠商本身的實力還不夠,建議應該先挑戰較有把握、中等難度的案件,以獲取較高的勝算,並持續累積履約實績,等到公司發展的規模較大、擁有更多的履約實績與經營團隊等,可以再挑戰金額與規模較大的最有利標案件。不建議以浮誇不實、雜牌軍組成,或由槍手、學校教授顧問 等取巧的方式去爭取,相信評審的眼睛是雪亮的,如果真的是有實力的廠商,得標只是近在幾呎。

    二、現有履約廠商或曾為履約廠商,其勝算最大
    毫無疑問的,現有履約廠商或曾為履約廠商是「最有利標」案件的最大勝算者,因為最熟悉個案案場的狀況,也知悉履約的重點與細節,與其他競標廠商相較之下,是最容易發揮與掌握。不過,要是遇到實力更強的競爭者,如 規模、團隊、實績 都比自己的實力強時,就必須更謹慎處理每一個細節並提出最有創新與效益的計劃執行作法,以獲得評審委員的青睞。

    至於有意投入一個新標案的廠商,投標前需謹慎評估,尤其需要親自至現場瞭解案場的狀況與需求,並拍照做紀錄,並儘量取得承辦人員多一些的補充與細節說明;此外,也必須仔細檢視招標公告的廠商限制資格與證照條件等,是否完全符合,以避免在資格審查階段就因資格條件不符或不足而被刷下。另外一個重點是,在決定投標前,必須先依預定的人力、物力的作法精算標案的成本與利潤,以及「遠地管理成本」是否過高侵蝕應有的利潤等,再決定是否參與投標。

    三、提早準備標案、提出創新作法、提出有力回答
    當廠商自我檢查的資格文件、證照要求、過去履約實績、成本與利潤試算都沒問題,就可以正式投入標案的準備工作。根據過去協助撰寫最有利標案件的廠商成功經驗法則來看,有三個「提」是最重要的得標致勝關鍵。

    1. 「提」早準備標案
    一般金額不高的標案(如千萬元以下),一經正式公告招標,大約只有7~14天的就截標,如果是千萬元以上或鉅額的標案,至多約30~40天就截標。不管是半個月或一個月的作業時間,有非常多的準備工作要進行,包括文件資料的蒐集、設備或材料採購的估價、或協力廠商投入成本估算、創新作法的設計與流程 等等,還包括最後要彙整至「服務建議書」的撰寫作業。越能提早準備,勝算機率越大。

    因此,當有心於爭取某項標案,應該於招標公告前一個月以上,就應開始投入準備作業。如果是現有履約廠商,應是最清楚目前履約的到期而提早做準備;至於新投標的廠商,如果過去有追蹤該標案,就可以先參考上次招標公告的內容做準備。如果是僅是等招標公告出來才開始決定進行投標作業,就要看廠商平時準備的程度為何,或是就要委請專業的計劃書撰寫顧問公司協助,以在最短的時間內完成計劃書的撰寫工作。

    2. 「提」出創新作法
    對於異質性較高的最有利標採購案件,「技術、品質、功能、效益、特性」等會是評選的關鍵,尤其是勞務採購為主的案件,「創新作法」尤其是致勝關鍵。

    目前已有越來越多的標案,採OT案的精神,如一次提供較長的合約(2年、3年或5年、10年),指定案場的設備要翻新,或不指定而由廠商自行提出「機具設備採購」投入案場的計劃,藉由較長合約的期間作為廠商投入設備分攤折舊,藉此以提升標案的履約品質。這樣的做法可能慢慢呈為一種趨勢,例如「公有停車塔或停車場」就經常以這樣的方式招標;又如 大型清潔維護的案場,如台北車站、國際機場、展覽館等,也出現這樣創新作法,以提升履約品質。

    3. 「提」出有力回答
    最有利標的標案,除了要求需提出「服務建議書」進行評選外,「現場簡報」往往佔分達5~10%,因此,簡報的回答會是這部分爭取得分高低的關鍵。「現場簡報」大多不超過15分鐘,對現場才審閱服務建議書的評審而言,簡報過程是帶領評審翻閱服務建議書的「導讀」過程,目的是讓評審迅速瞭解廠商所提服務建議書的作法。

    真正評審會給分的關鍵,是在於向廠商提出的問題,是否回答到重點。因此,回答者最好是案場的負責人或廠商的負責人,必須非常清楚公司、人員、創新作法與類似履約實績或案場現場的所有狀況與細節,必掌握時間盡量回答所有的提問(通常僅有10分鐘,必須回答10題至15題)。


    ※小結

    最後,針對最有利標標案的服務建議書,撰寫要領有哪些呢?除了按照前一編「「服務建議書或服務企劃書」- 撰寫資料準備與基本呈現重點 」的準備要領外,以下補充三點最有利標服務建議書的撰寫應注意事項:

    1. 依照頁數,提出「有份量」的服務建議書:
    如果標案有要求服務建議書不得超過80頁,就盡量提出接近80頁的服務建議書,頁數過少、太單薄的服務建議書,大概只能陪標;至於已有經驗、採制式化編排的服務建議書,建議將部分不重要的內容編成「附件」,以控制主要內容的頁數,以方便評審在最短的時間內掌握重點。如不應該將一張履約實績(結算驗收證明)或一張證照資料等,就塞滿一整頁,這樣就太濫竽充數。

    2. 「計劃內容、人員配置、證照一覽、履約實績、施工流程、創新作法、機具設備等採購」,盡量流程化、圖表化:
    能「流程化、圖表化」的內容盡量予以「圖像化」呈現,能讓內容更精簡、一目明瞭,也利於簡報說明的呈現,不宜出現太多頁數都是「整頁呈現滿滿文字」的狀況,這樣的內容完全無可讀性,任何人都會直接翻閱跳過,有可能包括想呈現的重點內容也被忽略掉。

    3. 預算編列合理,明細分析精確:
    最有利標的標案,很重要的一部份就是要在服務建議書內揭露預算內容,因此,在服務建議書製作階段就必須同步進行預算編列的作業,於計劃書中做詳細的價格分析,並且整體的的預算合理性要明確。甚至有些標案會要求回饋作法,這部分雖然不列入建議書內,但也會是廠商的成本之一。

    值得提醒的是,服務建議書內的最後價格,必須與「價格標單」的總金額一致,避免因為筆誤或最後投標前再提出新的一套價格,造成價格不一致,因而有可能喪失投標資格,就得不償失了。

    ※註:
    "梅森"能提供政府機關單位的「服務建議書或服務企劃書」撰寫顧問服務,有意委託與評估者,請提供目前以對外招標公告之「標案案號、案名、金額、截標日期等」或「尚未公開招標但有過去的招標文件可供參考評估」,以利進一步評估每個個案的服務費用。








     作者 : 梅森計劃書事務所

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