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    2015-04-10 採「服務建議書」評選方式的「最低標」招標標案 - 成功個案得標致勝關鍵 與撰寫要領! [政府標案觀點]   ( 點閱 : 7,625 次 )

    對政府機關單位而言,針對「勞務性為主或一般勞務、事務或技術等採購」的標案(即非屬財物之工程或勞務 ),通常採用「最低標」的公開招標方式(亦即需要最少3家廠商參與投標,始能正式開標)進行決標,只要符合招標的廠商資料限制,及提出投標標單,就能以最簡便的方式完成案件的招標與發包流程。


    不過,近兩年"梅森"從許多實際委託或諮詢的案件發現,有越來越多的招標決標的「最低標」標案案件,增加「服務建議書或服務企劃書」的評選方式(如「異質採購最低標」),以過濾品質不良的廠商,避免低價搶標導致施作服務品質低落的結果,這似乎已經成為未來「以最低標決標」案件的招標趨勢。而「服務建議書或服務企劃書」的評選分數,通常會要求合乎資格的廠商,其評選分數必須達到70分或80分以上,才算有正式進入開「價格標單」的資格。

    對參與投標的廠商而言,未來參與這類的最低標的標案,投標內容除了「資格封」(即廠商資格文件,如營登資料、近三期401報表、過去半年無退票紀錄信用證明 等等)、「價格封」(即價格標單)外,還多了「文件封」,也就是必須附上多份的「服務建議書或服務企劃書」,達到評選分數的廠商,始得進行「價格封」的正式開標作業。

    面對這樣招標決標的標案發展趨勢,雖對爭取最低標標案的廠商將更具挑戰性與一些難度,但各有利弊。有利的部分是,對有實力執行能力的廠商而言,能剔除惡意低價搶標的不良廠商,也能保障標案案件的施作品質,維持廠商應有的最基本利潤;在幣的部分是,以往競爭廠商不多時,只要準備好「資格證明文件」和填寫「價格標單」(或再多加上價格明細分析表),即可參與最低標案件的開標決標作業,如今就必須在正式招標公告後1、2週內完成「服務建議書或服務企劃書」,尤其對沒有撰寫過經驗的廠商而言,可能連資料準備的時間都不太充裕,更不知何從下筆去撰寫。

    人脈關係好的廠商,雖然可以蒐集到類似或供參考的建議書或企劃書範本,但若本身從沒有製作撰寫過屬於自己的服務建議書,內部又沒有適當的人力或有經驗的人員可以撰寫,就的確需要投資一些費用請外部專業且具經驗的撰寫顧問協助,才能在最有限的時間內完成文件的資料。


    以"梅森"過去的委託標案撰寫的案件成功經驗而言,經過專業的計劃企劃撰寫製作,引導廠商或提出相關的文件與資料,與廠商討論標案並建議服務內容的呈現方式與「亮點」,幾乎是百分百達成「服務建議書或服務企劃書」的基本分數(如80分以上),甚至達到最高分順利取得最優先議價權(如決標方式為準用最有利標、最有利標等,或明訂招標方式者)。其得標致勝的關鍵,有以下幾項重點:

    1. 「服務建議書或服務企劃書」的必須達到評選分數
    根據每個招標案件所要求服務建議書或企劃書的「項目內容」與「評選項目」,鉅細靡遺的呈現於文件內,千萬不要只是大概呈現,過於簡單的文件絕對是無法讓評審瞭解;但若過於灌水,呈現不到重點,反而會達到反效果,因此,大部分的建議書或企劃書都會限定頁數,甚至還訂定超過頁數的扣分方式。

    因此,如何詳細又能呈現到該有的重點,就在於資料的蒐集、編整、濃縮,與呈現廠商優勢面的重點。 詳細的建議書呈現重點,將另篇分享說明之。

    2. 不要放棄「簡報」的機會與分數
    對許多以參與「最低標決標」的廠商而言,一旦遇到要提出「服務建議書或服務企劃書」已經很頭大,甚至有的標案的評選方式還列入「簡報」,通常約佔分5%或10%,比較少會達到15%。若要拿高分或達到最低標準分數(如80分),這項分數絕對不能放棄。而通常約10分鐘或15分鐘的「簡報」,只要有參加都會有一定的分數。

    但要拿到簡報的高分,重點則在於「Q&A」的問答,能在有限的時間內回答越多評審的問題,且能切要重點,就能獲取高分。因此,簡報者最適當的人選應是能掌握專案全貌的計劃負責人,或擁有非常多實務經驗的負責人做說明。若要以一般的簡報槍手代打上場,其實效果不見得好。

    3. 謹慎填寫最低標的「價格標單」,才是最後的致勝關鍵
    如果多家廠商的建議書或企劃書評選達到最基本分數(如80分),僅是取得「入門門票」而已,接下來才是最低價格的評比關鍵,相信有經驗的廠商,都會有一定的出價標準,能低於底價,又能打敗其他競爭者的價格,就必須衡量獲利多寡與是否要搶標下來(如 先靠這個案件能養公司人員的基本薪水,再由其他案件賺公司的獲利)。

    不過,在商言商,賠錢生意沒人會做,若真的是很難做的案件,在採最低標的決標方式下,即使服務建議書已經過關,也不見得要出「砍到見骨」的低價去搶標,就讓其他的業者去傷腦筋,而機關承辦人員只能兢兢業業盯緊超低價得標的廠商,是否能如期屢約完成。


    ※註:
    "梅森"能提供政府機關單位的「服務建議書或服務企劃書」撰寫顧問服務,有意委託與評估者,請提供目前以對外招標公告之「標案案號、案名、金額、截標日期等」或「尚未公開招標但有過去的招標文件可供參考評估」,以利進一步評估每個個案的服務費用。








     作者 : 梅森計劃書事務所

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