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    2014-05-13 100 萬元的政府標案,得標之撰寫要領分享! [政府標案觀點]   ( 點閱 : 14,371 次 )

    兩年多前,有個非常傳統的印刷、裱褙客戶委託撰寫政府標案,由於過去各公家機關屬於其類別的標案皆採最低標,所以,行業內的同業就那幾家大家互相出價、比價,大家互有得失,也一直維持這個圈內生態的平衡。

    這次的需求,是中部某機關年度總金額約一百萬元的標案,由過去採最低標的作法突然改成要提送「服務建議書」做資格評選,達到70分才有資格進入價格標,這對從來沒寫過「服務建議書」的廠商而言,可真是頭大而傻眼了。

    根據經驗推論來看,大概是現在公務人員的素質越來越高,幾乎都是碩士以上學歷,可能就越來越多人傾向用「服務建議書」來預先篩選合格的廠商,避免有的廠商到處亂出價,影響標案品質,雖立意不錯,不過對從來沒寫過服務建議書的廠商而言,可就是一大挑戰。

    先來看看這「100萬元的政府標案」指定的「服務建議書」大綱項目有哪些:


    「100萬元的政府標案」指定之「服務建議書」大綱項目

    壹、服務項目及工作範圍
    貳、服務內容及計畫構想
    參、執行計畫內容 (含計畫作業進度、工作人力配置、計畫組織架構)
    肆、經費預算分析
    伍、計畫主持人及主要工作人員名單
    陸、相關工作實績
    柒、計劃預期成果
    捌、成果落實方案
    玖、結論與建議
    拾、附件


    對經常有在參與政府標案撰寫的廠商而言,這份招標需求算是非常常見的,也是最中規中矩的招標文件,不過其中對印刷產品的規格有規範大小、材質、數量、交付與配送地點等等。試想一下,過去廠商投標時,只要附上合乎規範的樣品、價格標單、廠商資格文件等,合格者就直接開價格標看是否得標。

    如今,上述大綱架構的內容該如何產出呢?

    原本廠商自行製作的文件,每個項目只能擠出兩三行,每頁沒多少字只好將字體放得非常大,最終也只湊了5、8頁,試著這個廠商已經是目前的執行廠商,得標後的承辦能力絕對沒有問題,過去也有非常多標案實績(因為這個領域已經經營兩代、五十年了)。但若送出這樣的服務建議書,肯定連30分都沒有,豈不非常可惜。

    接受本案委託後,經深度訪談,收集客戶相關的資料,並進行作業現場之勘查與拍照,詳實瞭解客戶的作業流程與驗收品質,就必須開始進行,只有不到五天的時間。因此,上述指定的大綱架構每一大項都不應該少(其實所有的標案或政府計劃申請文件所指定的架構都必須按其架構規範去寫,但可以作一些差異性與創意性的變化),並配置合理的文字說明內容、圖片、表格等。

    以下,分享至第二層較細項的內容架構,可以想像這份服務建議書整體內容的企劃與內容撰寫佈局(含封面共24頁,達7,000字以上);詳細之文字內容、圖片、表格等等,基於保密無法公開,日後有機會再改寫分享。


    「服務建議書」展開後之項目架構

    壹、計畫摘要:

    貳、服務項目及工作範圍:
     一、服務項目:
     二、工作範圍:
     三、樣品說明:(如 附件一、商品型錄及實體樣品)

    參、服務內容與計劃構想:
     一、服務內容與品質KPI:
     二、計劃構想:
      1. 網版印刷:
      2. 裱褙技術:

    肆、執行計畫內容: (含計畫作業進度、工作人力配置、計畫組織架構)
     一、計劃作業進度/工作人力配置:(含執行流程圖)
     二、計劃組織架構:

    伍、經費預算分析:
     一、各項單價分析表:
      (一) 產品A - 配件單價分析表
      (二) 產品B - 配件單價分析表
     二、總經費預算分析:

    陸、計畫主持人及主要工作人員名單及簡歷:
     一、本計劃之計劃主持人與主要工作人員名單、簡歷如下表:
     二、相關證照:

    柒、相關工作實績:
     一、公開招標案件之履約實績:(繁多不及備載,僅列出最近九年之實績)
       另附契約影本或決標公告如附件二

    捌、計劃預期成果:
     一、經費預算符合機關需求,價格實在且兼顧品質:
     二、產品A採手工裱褙,提升餽贈之質感與價值性、紀念性與收藏意義:
     三、豐富經驗與專業技術能力,確保履約品質與服務效率:

    玖、成果落實方案:
     一、設定計劃主持人與代理聯絡人,維持溝通管道順暢:
     二、成立專案工作小組,以確保服務品質與準時交貨:
     三、尚未印刷之產品A,提早作業並維持一定數量之庫存:
     四、定期或不定期舉辦人員教育訓練,維持良好的服務品質:
     五、編製標準作業手冊,落實各項品質管理:

    拾、結論與建議:
     一、「履約品質與服務效率」為本公司對本計劃之最高要求與訴求 ...
     二、本計劃之經費成本依「配件單價分析表」之分析結果 ...
     三、建議事項 ...

    拾壹、附件:
     附件一、本公司之「商品型錄」(如後),及「實體樣品」。
      (一)「商品型錄」參考:
      (二)「實體樣品」參考:
     附件二、101年度及102年度對外招標機關之已得標契約影本或得標公告

    以上分享內容,可以再補充兩點值得注意的地方:

    1. 將客戶成本交付的驗收條件,改成自我品管的 KPI 指標,以凸顯廠商對自我品管的要求。
     (我相信廠商在生產過程與出貨前,一定做產品的品質或包裝等相關的檢查,轉換成 KPI 的模式,能凸顯對品質的重視與要求。)

    2. 本案的開標方式是「參考最有利標精神」,其實到最後,所有服務建議書達到合格標準的廠商,還是得進入「底價」。
      因此,應在寫單價分析與總價格時,還是精準拿捏「進入底價」且最接近底價的價格,如果服務建議書是最高分,且價格已經入底價了,就能穩穩地得標了;若沒有最高分,價格有入底價還是有競爭的機會,不過贏面已經不大。

    最後得知,該客戶藉由「服務建議書」拿到最高分數,也順利拿下百萬元的標案。(其實,這個客戶是連續兩年經由"梅森"的協助,順利拿到了標案)









     作者 : 梅森計劃書事務所

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